Erstelle Deine eigene Geschäftssoftware mit FileMaker und FrankCRM
Die Geschichte hinter der Entwicklung von FrankCRM
Kann man selbst Software entwickeln? Mit FileMaker kann man das. Ich habe es selbst so gemacht. Begonnen hat alles jedoch mit einer offenen FileMaker-Lösung, die ich einst gekauft habe und dann für meine Bedürfnisse anpassen konnte. Das war der beste Entscheid, den ich zu Anfang meiner Selbstständigkeit gemacht habe. Dies ist die Geschichte hinter der Entwicklung von FrankCRM.
Wie ich mit FileMaker mein Geschäft aufbaute
Als ich mich selbstständig gemacht habe, wollte ich kein Entwickler sein. Ich habe Produkte vertrieben und Dienstleistungen erstellt. Ich erkannte, dass meine Tätigkeiten mit keiner Standardsoftware abgedeckt werden konnte. Deshalb habe ich nach einer Lösung gesucht, die frei zugänglich war und von mir angepasst werden konnte. So landete ich bei FileMaker und einer offenen FileMaker-Lösung. Sie hat mir – und später auch meinem Team – besonders geholfen.
Einige meiner Aufgaben waren speziell und wurden von keiner Standardsoftware abgedeckt. Weil ich jedoch eine offene FileMaker-Lösung einsetzte, konnte ich Felder hinzufügen, Scripts anpassen und neue Layouts erstellen. Das waren meine ersten Schritte mit FileMaker und ich habe von der einfachen Bedienung enorm profitiert. Parallel habe ich mein Geschäft aufgebaut und die Software dafür optimiert. Ich war Quereinsteiger für FileMaker-Entwicklungen, aber konnte damit viele Geschäftsabläufe aussergewöhnlich effizient aufbauen.
Mit den Jahren wurden die Anforderungen höher und neue Geschäftsbereiche kamen dazu. Viele Geschäfte stehen in dieser Entwicklung. Die ursprüngliche FileMaker-Lösung stiess an ihre Grenzen. Die Grundlage war ausgezeichnet, aber für meine Arbeit und mit den Entwicklungen im Softwarebereich konnte ich mir bessere Lösungen vorstellen.
Die Entwicklung von Standardlösungen
Die ersten FileMaker-Lösungen, die ich für die eigene Firma entwickelte, waren nicht sehr professionell. Mit der Zeit änderte sich das. Bestimmte Vorgehensweisen bewährten sich, andere dagegen nicht. Ich lernte (und lerne) viel von anderen FileMaker-Entwicklern. Es entstand eine solide Entwicklungsgrundlage und viel Erfahrung, wodurch verschiedene Standardlösungen bis zur Marktreife gebracht und über Jahre hinweg vertrieben und gepflegt wurden.
Aufgrund dieser intensiven Auseinandersetzung mit FileMaker kam es zu einer Startdatei für neue FileMaker Projekte. Sie sollte dabei helfen, neue Projekte zügiger aufzugleisen. Daraus entstand ein Produkt: FM Starter. In dieser Startdatei wurden Basisfunktionen implementiert, die für fast jedes FileMaker Projekt benötigt werden. Dazu zählten eine Navigation, Mehrsprachigkeit, eine Benutzerverwaltung und dieser Dinge mehr. Es sind diese «unsichtbaren Dinge», die bei der Entwicklung besonders viel Zeit benötigen.
FM Starter ist die Abkürzung für eine professionelle Entwicklung. Denn, Hand aufs Herz, wer will sich schon gerne immer wieder mit denselben Basisanforderungen auseinandersetzen? Die Startdatei kombiniert einige bewährte Lösungen als stabile Ausgangslage.
Was sollte der nächste Schritt sein?
Die offene Standardlösung, die ich immer schon haben wollte
Während FM Starter nach wie vor weiterentwickelt wird, entstand auch die Idee für ein neues Produkt. Ich merkte, dass viele Benutzer FM Starter als Basis für eine eigene Geschäftssoftware einsetzen. Sie wollten dasselbe, wie einst ich selbst: Eine offene FileMaker-Datei, die vieles mitbringt, jedoch angepasst und weiterentwickelt werden kann.
Einst hatte ich eine CRM- und ERP-Lösung entwickelt, worin «alles» drin war. Sie hatte sich bewährt, weil es alles abdeckte, was ich je benötigte. Die Lösung wurde auch erfolgreich verkauft.
Die Zeiten änderten sich jedoch, und damit technologische Möglichkeiten und in Konsequenz auch meine Geschäftstätigkeit. Nicht alles, was ich je entwickelt hatte, war mehr relevant. Jetzt ging es nicht mehr darum, neue Fähigkeiten auszubauen, sondern den Kern der Tätigkeit besser auszuprägen. «Auf das Maximum reduzieren» wurde das Leitwort. Dazu kamen Ideen wie modulare Entwicklung, die Trennung von Funktionalität und Parametrisierung und die Möglichkeiten von FileMaker Add-ons. Die Erkenntnis dabei: Mit neuen, wegweisenden Konzepten lassen sich bessere Lösungen bauen, die sich einfacher ergänzen lassen.
Langsam reifte die Idee einer offenen FileMaker-Lösung für typische Geschäftsabläufe. Es sollte eine Lösung sein, die ich mir selbst einst sehnlichst gewünscht hatte. Nicht aber sollte die Software «alles können». Viele Funktionen zu haben, hat sich in der täglichen Praxis nur bedingt bewährt. Aufgrund der vielen Änderungen bei Geschäftsabläufen erschien eine einfache Konfigurierung viel bedeutsamer. Damit sollte man besser gewappnet sein für künftige Änderungen im Geschäftsablauf.
Gute Konzepte sind flexibel und lassen sich einfach anpassen. Wer von Anfang an mit guten Konzepten arbeitet, spart sich bei der Weiterentwicklung sehr viel Zeit und Aufwand.
Konzepte neu denken
Beispiele
Sprache
Wer mit FileMaker eine Softwarelösung entwickelt, kann Texte direkt in das Layout schreiben. Auch kann man Wertelisten mit «Ja» und «Nein» und vielen weiteren Texten bestücken. Was aber, wenn man eine zweite oder gar dritte Sprache benötigt? Dann müsste man dafür ein System entwickeln und das rückwirkend in eine bereits gewachsene Softwarelösung einbauen. Auch wenn man nur eine Sprache benötigt, ist es weitaus effizienter, für Textetiketten eine Sprachverwaltung zu nutzen, die sich bei Bedarf einfach erweitern lässt. Und Wertelisten kann man mit Zahlen bestücken, die sprachunabhängig sind und bleiben, während die Texte von einem separaten Sprachsystem getrennt bleiben dürfen. Wenn wir schon bei der Sprache sind: Wäre es nicht sinnvoll, die Sprache der Benutzeroberfläche getrennt von einer Dokumentsprache einstellen zu können? Oder Sprachvorgaben direkt per Land, Kunde und Dokument flexibel einstellen zu können?
Mehrwertsteuer
Die Mehrwertsteuer (Deutschland: Umsatzsteuer) ist eine andere Detailfrage. Es ist sehr einfach, den richtigen Mehrwertsteuersatz fest in einem Script oder einer Berechnung zu integrieren. Bei einer Änderung oder Diversifizierung der Mehrwertsteuersätze, oder wenn man einmal Produkte ganz ohne Mehrwertsteuer exportieren möchte, müssen Änderungen und Ausnahmen integriert werden. Das ist aufwendig, noch ganz zu schweigen von mehreren Mehrwertsteuersätzen innerhalb einer Rechnung. Solche Optionen später nachzurüsten, ist wieder extrem aufwendig. Wäre es nicht sinnvoller, alle Optionen von Anfang an und leicht konfigurierbar einzubauen? Etwa über ein paar einfache Wertelisten? Und wäre es nicht genial, wenn Standardwerte pro Land, Kunde und Rechnung einstellbar bleiben?
Verfalldaten
Immer mehr Produkte oder Dienstleistungen werden «abonniert» oder Serviceverträge werden für eine gewisse Zeit vereinbart. Das ist fast schon eine Basisanforderung. Wäre es da nicht hilfreich, wenn man bei jeder Rechnungsposition ein Start- und Enddatum definieren kann, und dabei gleich angibt, dass man vor dem Verfalldatum erinnert werden will? Wenn man schon dabei ist, soll ein kleiner Workflow dabei helfen, diese Erinnerungsdaten mit ein paar Informationen rasch den Kunden per E-Mail zuzuschicken. Ein Basisablauf löst vielleicht nicht jede Anforderung, aber kann relativ leicht angepasst werden. Hilfreich ist es auf jeden Fall, wenn eine solche Erinnerung gleich in der Sprache des Kunden verschickt wird. Dort kommt dann wieder die Sprachverwaltung ins Spiel, die hier gleich integriert wird.
Für eine offene und flexible Lösung sind die Konzepte ausschlaggebend, die konsequent und konfigurierbar umgesetzt und genutzt werden. So landete ich Schritt für Schritt bei der Standardlösung, die ich schon immer haben wollte.
FrankCRM als Basis
Die Standardlösung FrankCRM bietet eine Grundlage für die Verrechnung von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden. Es lässt sich damit sofort arbeiten. Wer die Software morgens herunterlädt, kann gleichentags noch erste Rechnungen verschicken.
FrankCRM wurde so aufgebaut, dass möglichst viele Einstellungen über normale Layouts frei konfigurierbar sind. Das vereinfacht die Anpassung an die eigenen Bedürfnisse.
«Konfigurieren ist einfacher als Programmieren.»
Mit einer Vollversion erhält man vollen Zugriff auf die Datei. Dadurch ist FrankCRM eine perfekte Grundlage für die eigene Weiterentwicklung. FrankCRM ist dabei nicht nur eine Geschäftssoftware, sondern auch eine Entwicklungsgrundlage, mit einer bewährten Projektstruktur und vielen generischen Werkzeugen, die man für die Weiterentwicklung einsetzen kann.
Weniger ist mehr
FrankCRM beschränkt sich auf wenige Bereiche. Das ist mit Absicht so gewählt. Das Problem vieler CRM-Lösungen ist, dass sie überladen wirken. Man hat sozusagen «alles», aber wer nicht «alles» benötigt, oder «überall» Anpassungen machen muss, steht einer oft gewaltigen Aufgabe gegenüber. Kann «viel» auch «zu viel» bedeuten?
FrankCRM ist zwar mit vielen Optionen ausgestattet, aber bleibt übersichtlich und fokussiert. Das ist gut für kleine Firmen, die vielleicht nie mehr benötigen. Andere dagegen möchten eine Weiterentwicklung vorantreiben. Als Startdatei für neue Branchenlösungen bietet FrankCRM eine vielseitige und bewährte Grundlage ohne Ballast.
Weniger ist mehr.
Eine Weiterentwicklung kann man selbst an die Hand nehmen oder bei Bedarf auch einen externen Entwickler dafür engagieren. Welche Freiheit bei der Entwicklung steht Ihnen vor Augen?